Si nos dieran una moneda por cada factura que nos entregan cada vez que compramos algo, no seríamos millonarios, pero sí tendríamos algunos ahorros.
Ese papel de pequeño tamaño que suelen entregarnos en el supermercado, en la farmacia, en las panaderías, restaurantes y demás establecimientos comerciales, son uno de los elementos más importantes de la economía.
Para que un negocio tengas sus cuentas completamente al día, es esencial que facturen absolutamente todo lo que vendan, y es por eso que en todos los locales comerciales, cada vez que adquirimos algún producto o solicitemos un servicio, lo más usual es que la cajera encargada nos entregue un papelito donde se especifica el monto, el nombre del cliente y demás datos relevantes.
Algo que debes saber, es que no todas las facturas son iguales, y es que hay muchísimos tipos, pero en este artículo en especial, hemos decidido centrarnos en una en específico, y esa es la factura proforma, una bastante utilizada por las empresas en general. Si deseas saber más acerca de este tema, te invitamos a que nos acompañes a descubrir de qué va todo esto. ¡Vamos!
Modelo factura proforma qué es
Primero, debemos conocer de lo que vamos a hablar, y es por eso que en este primer bloque, te diremos lo que es una factura proforma. Normalmente, se le conoce bajo este nombre, pero en realidad, no es una factura real como tal. Más que todo, es usada en el comercio internacional, pero estos simplemente son datos que compensarán la información que te aportaremos a continuación.
La factura proforma, viene siendo un documento en el que se detalla una oferta comercial. En pocas palabras, el vendedor emite una factura proforma antes de concretar la venta especificando cada una de las condiciones de la misma. De esta forma, la factura proforma pasa a convertirse en una especie de reflejo o anticipo de lo que será la factura comercial como tal.
Como te comentamos al inicio de este apartado, las facturas proforma son utilizadas principalmente en el comercio internacional, esto quiere decir que el exportador es quien se verá obligado a emitir dicho documento para que así el comprador pueda tener a la mano toda información al detalle sobre la mercancía que esta próxima a recibir.
Por ejemplo, si la factura proforma fue aceptada desde un principio por el comprador, esta puede servir para que el exportador corrobore los datos de la venta. A su vez, y del mismo modo, la factura proforma sirve para acompañar el envío de muestras sin valor comercial para poder tramitar una licencia de importación o para hacer la solicitud de un crédito al banco del comprador. Recuerda siempre destacar de manera visible la expresión “factura proforma” para evitar confusiones.
Modelo factura proforma importación
Hay varias clases de facturas proforma, y entre ellas, está la de importación, de la cual casualmente te hablaremos un poco en este apartado. La factura proforma de importación es un documento administrativo utilizado bajo la modalidad de oferta comercial, como una especie de detalle sobre las condiciones de una venta con información precisa para el comprador.
No solo se le da este uso, sino que también suele utilizarse para obtener licencias de importación, autorizaciones de pagos en divisas, trámites en las aduanas previos a las operaciones, justificante de cantidades entregadas a cuenta –prepagos-, créditos documentos y envío de muestras comerciales. La información que suele tener este tipo de factura proforma, es parecida a la que aparece en la factura comercial, únicamente con tres diferencias básicas:
1-Anexar en la parte superior del documento y de forma estrictamente visible el enunciado de “Factura Proforma”, y si la necesitas en inglés “Proforma Invoice”, dependiendo del idioma en el que deba ser escrita la factura. 2-Modificar la numeración: las facturas proforma tienen que contar con una numeración propia y consecutiva acorde a su fecha de emisión. 3-Incluir una fecha de validez cuando cuya finalidad sea la de fungir como oferta comercial.
En caso de que la factura proforma sea firmada por las dos partes involucradas, automáticamente tendrá validez legal, lo que quiere decir, en pocas palabras, que el exportador se ve obligado a entregar la mercancía bajo las condiciones acordadas, y el importador a la recepción y posterior pago según lo pactado. Pasa a convertirse en un contrato compraventa.
Modelo factura proforma exportación
Como ya hablamos la factura proforma de importación, no nos podíamos ir sin explicarte cómo funciona su contraparte, o sea, la factura proforma de exportación. Esta es un documento el cual es emitido por el exportador para expresar los términos de venta al importador. Ten en cuenta que no es lo mismo que una cotización, muchos suelen confundir ambos términos.
Por lo general, la factura proforma viene a ser el paso posterior a la cotización cuando el posible comprador intente cerrar los detalles de manera definitiva para concretar su operación de compraventa. En algunas ocasiones, la factura puede ser emitida y enviada desde un principio, pero no es lo más habitual. No hay un modelo predefinido para hacer la factura proforma de exportación, y eso lo sabremos en el próximo párrafo. ¡Sigamos con esto!
Pueden realizarse de diversas formas y bajo diferentes niveles de formalización. Todo dependerá de la naturaleza de la transacción. De igual manera, para evitar problemas o malos entendidos posteriores a la cotización, se debe tener en cuenta los siguientes elementos que te presentaremos:
1-Descripción de la mercancía. 2-Precio y condiciones. 3-Medios de pago. 4-Período de validez de la oferta. 5-Plazo de entrega o recepción de confirmación en el caso de al menos productos industriales. Sí, da mucha tranquilidad y serenidad tener una factura proforma de exportación bien redactada y aceptada previamente por el cliente.
Modelo factura proforma Word
Como es bien sabido, una de las plataformas más utilizadas para realizar este tipo de facturas de una manera bastante sencilla y rápida, es Microsoft Office Word, uno de los elementos más confiables y usados por la gran cantidad de usuarios que suelen o requieren con inmediatez la previa construcción de una plantilla para facturas proforma. Por eso, en este bloque, te dejaremos una para que la descargues.
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